Whistleblowing: la nuova normativa in materia di segnalazioni

Nuovi obblighi di legge per enti pubblici e aziende

Data: 08-08-2023

La nuova disciplina sulle segnalazioni guarda alle aziende con più di 50 dipendenti ed impone loro nuovi parametri normativi ed organizzativi.

Segnalazioni sicure, tutela dei segnalatori, organizzazione di canali ad hoc e obblighi di adempimento.

La disciplina entrerà in vigore per gli enti pubblici dal 15 luglio 2023 e per i soggetti privati dal 17 dicembre 2023.

Tutto questo nella nuova normativa introdotta dal D.lgs. 24/2023 e spiegato nelle prossime righe.

Cos’è il whistleblowing?

Il “whistleblower” è il segnalatore, un lavoratore presso un ente pubblico o privato che, venuto a conoscenza di un illecito interno all’azienda, perpetrato da un altro soggetto interno alla compagine aziendale, ne segnala il comportamento.

Queste segnalazioni comportano un beneficio tanto all’ente all’interno del quale i segnalatori svolgono l’attività lavorativa, quanto alla società poiché ne tutelano il corretto andamento e rispetto delle normative.

Una segnalazione tempestiva permette all’azienda una reazione idonea a salvaguardare anche la propria immagine, offrendole la possibilità di tutelarsi a livello legale potendo dimostrare la propria buona fede, la propria capacità organizzativa delle dinamiche interne e, di conseguenza, una corretta attribuzione delle responsabilità.

Questi elementi sono di valore inestimabile tanto in sede di eventuali indagini quanto in caso di contenzioso.

Purtroppo i potenziali segnalatori sono spesso disincentivati ad operare questo tipo di comunicazioni. Paura di ritorsioni, timore di una fuga di informazioni, ignoranza dei meccanismi e delle tutele poste a loro favore sono le principali cause di un silenzio che, se protratto e mal gestito, può portare ingenti danni alle aziende nelle quali lavorano.

In questo scenario si colloca proprio la recente normativa, un baluardo per i lavoratori e una tutela indiretta ed efficace per le aziende.

Cosa prevede la normativa?

Per comprendere meglio la portata del decreto di seguito sono elencati e descritti brevemente i punti focali attorno ai quali è stato strutturato l’intento del legislatore nella formulazione di questa normativa.

Creazione di un canale interno per le segnalazioni: un canale di segnalazione messo a disposizione dei dipendenti e gestito internamente all’azienda;
Gestione del canale: oltre ad una corretta organizzazione è previsto anche l’obbligo di renderne agevole l’utilizzo e la conoscenza della sua struttura, in modo che ogni lavoratore possa avere prontamente le informazioni necessarie;
Possibilità di gestione esterna: in caso di mancata costituzione di un canale interno, di ragionevole dubbio della sua funzionalità o di pericolo imminente per la società;
Obbligo di riservatezza: ogni segnalazione deve essere gestita nel massimo rispetto e nella riservatezza dei soggetti e delle informazioni acquisite;
Trattamento dei dati personali: nella corretta gestione del canale si deve tenere in considerazione la normativa GDPR;
Gestione della documentazione inerente alla segnalazione: viene richiesto un adeguato standard di sicurezza ai fini della tutela del segnalante;
Misure di protezione del segnalatore: proprio in vista delle difficoltà elencate nel precedente paragrafo, il legislatore ha disposto standard di sicurezza da rispettare;
Sanzioni: la mancata o erronea applicazione di questi punti fa nascere, in capo all’azienda, la possibilità di sanzioni sulla base della gravità della lacuna.

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Chi può effettuare le segnalazioni?

Anche in questo caso il D.Lgs mira ad estendere la portata e a introdurre novità rispetto alla normativa precedente:

dipendenti pubblici;
lavoratori subordinati che operano nel settore privato;
lavoratori autonomi che operano nel settore pubblico o privato;
lavoratori e collaboratori che svolgono la propria attività nel settore pubblico o privato i quali forniscono beni o servizi o che realizzano opere a favore di terzi;
liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività nel settore pubblico o privato;
volontari e tirocinanti, retribuiti e non, che prestano la propria attività nel settore pubblico o privato;
azionisti e persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza e rappresentanza, nel settore pubblico o privato.

Gestione delle segnalazioni.

Ogni segnalatore deve avere la garanzia di potere accedere al canale di segnalazione preposto dall’azienda in maniera sicura e riservata, tanto in merito ai soggetti coinvolti, quanto al contenuto. La segnalazione può essere effettuata in forma scritta o orale. Possono essere previste varie modalità di comunicazione e ricezione, fino a ricomprendere incontri diretti con il personale preposto, purchè entro termini ragionevoli.

In caso di segnalazione orale, questa verrrà trascritta e ne verrà chiesta conferma circa il contenuto, con la possibilità di rettificare.

Le gestione del canale di segnalazione può fare capo a un soggetto interno all’azienda con una formazione specifica nella disciplina o a un soggetto esterno e autonomo.

Una volta ricevuta la segnalazione la persona o l’ufficio competente deve darne seguito e rilasciare un avviso di ricezione entro sette giorni. Il segnalatore viene contattato per spiegazioni ed eventuali integrazioni.

È essenziale che il canale di comunicazione sia facilmente raggiungibile, così come le modalità della segnalazione e la procedura che questa seguirà. Una corretta e diffusa informazione sul luogo di lavoro permette ai lavoratori una adeguata conoscenza.

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Trattamento dei dati personali e riservatezza.

La gestione del canale è strettamente connessa con la disciplina GDPR. Chi lo gestisce è individuato quale titolare del trattamento e deve quindi adoperarsi per una adeguata conformità alla normativa, tanto dal punto di vista tecnico quanto da quello legale e organizzativo.

La riservatezza dei dati, oltre che essere tutelata a livello di privacy, lo è anche a livello di sicurezza del segnalatore. Proprio per questo motivo è importante che il raccordo normativo sia reso chiaro tanto a chi segnala, quanto ai soggetti preposti a ricevere le segnalazioni.

Misure di protezione.

Oltre ad un divieto ritorsione da parte dell’ente pubblico o privato nei confronti del segnalatore, contenuto in un elenco normativo dettagliato anche se non esaustivo e che copre numerose ipotesi, sono previste altresì misure di sostegno e di protezione da parte degli enti del Terzo settore, insertiti negli elenchi ANAC, e dell’autorità giudiziaria.

Il già citato obbligo di riservatezza che copre tanto l’identità del segnalatore quanto il contenuto della segnalazione ricomprende anche i diritti in capo alla persona segnalata.

La presunzione di innocenza vige anche in questi termini e la persona o l’ufficio preposti a ricevere ed esaminare le segnalazioni devono essere adeguatamente formati sulle modalità di prosecuzione dell’atto di segnalazione.

Quali sanzioni in caso di inadempimento?

In caso di rilevazioni di violazioni della normativa possono essere comminate sanzioni amministrative pecuniarie fino a 50.000 €.

Tra i casi previsti:

scorretta gestione delle segnalazioni;
parziale o totale assenza di controllo delle segnalazioni;
ritorsioni;
scorretta gestione dei dati;
mancata istituzione del canale di segnalazione;
mancato rispetto dell’obbligo di riservatezza.

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In caso di istituzione di un canale interno, Chain Solutions offre lo stesso supporto unito a corsi di formazione del personale preposto.

La definizione delle necessità aziendali, contemperate con l’efficacia di un canale di segnalazione pienamente conforme alla normativa può comportare vantaggi legali e gestionali quotidiani.

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